皆さんこんにちは！就職活動アドバイザーのamiです(^O^)
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今回は、【社会人の常識！正しい電話のマナー】について解説していきます。
一緒に内定獲得目指して頑張りましょう(^O^)
電話の受け方のマナー
まずは、電話の受け方についてです。
就活では、電話を掛けるより電話を受けることが多くなりますので、ここは必ず頭に入れておきましょう。
慣れてしまえば、なんてことはありません！落ち着いて、相手の話によく耳を傾けましょう。
選考中の企業の電話番号は登録しておく
大前提として選考中の企業の電話番号は必ず登録しておきましょう。これは意外と抜けがちです。
事前に電話番号を登録しておくことで、どこの企業から電話が掛かってきたか一目で分かり、選考状況によってある程度電話の内容も予測できます。
私は採用担当をしていたので分かりますが、電話の対応がいいか悪いかで印象は大きく変わります。履歴書の出来も良くて筆記試験の点数や説明会での印象もいいのに、電話対応が悪ければ本当に選考に進めるべき学生なのか不安になったりします。
電話に出る前の心の準備をするためにも、必ず選考中の企業の電話番号は登録しておきましょう。
静かでメモが取れる場所で電話に出る
電話は耳だけの情報で内容を把握しなければならず、何回もかけ直して確認するということができませんので、必ず静かでメモが取れる場所で出るようにしましょう。
静かな場所で電話に出ることは、自分が話の内容をしっかり聞き取れるようにという意味ももちろんありますが、周囲の音がうるさいと企業側があなたの声を聞き取りづらくなり失礼になるためという意味もあります。
もしどうしても静かな場所がなかったりメモを取れる状況でなければ、一度出て再度かけ直す旨を伝えましょう。
声のトーンとスピードに気を付ける
電話での声は、対面で話すときより低く小さく聞こえると思ってください。もちろん馬鹿でかい高音で話す必要はありません笑
いつも話すときより女性は少し大きめ、男性は高めを意識すると電話でも聞こえやすい好印象な声になります。
また、話すスピードにも気を付けましょう。耳での情報だけですし、ただでさえ聞き取りづらい電話ですので早く話過ぎると何を言っているか分かりません。採用担当も忙しい中で連絡をしていますので、一回で聞き取ってもらえるようにゆっくりめに話すようにしましょう。
相手のことを考え「相手の聞き取りやすい声」で話すことが大切です。
「はい、〇〇（名前）です」で出る
当たり前ですが、ビジネスの場で「もしもし」は禁止です。
第一声は必ず「はい、〇〇（名前）です」で出ましょう。
知らない番号からの電話で名前を名乗るのは抵抗がある方も当然いると思います。そういうときのために必ず選考中の企業の電話番号は登録しておくと安心して電話に出れます。
メモを取り相手の案内を復唱する
企業から連絡が来るときは、必ず重要な案内があるときです。
次の選考の日時などを案内をされることや前回の選考の評価や改善点、アドバイスをしてくれる企業もあります。
聞き取れなかったことをその場で聞き返すのは良いですが、電話を切ってから「あれ？なんだっけ」とかけ直すのは、印象が悪いです。必ずメモを取りながら、重要な案内や日時などは復唱して確認を取りながら聞くようにしましょう。
復唱する前に、「復唱させていただきます」と一言付け加えると、より丁寧な印象になります！
相手が電話を切るまで待つ（臨機応変に！）
「電話を掛けた方から切る」のが、ビジネスマナーの基本です。
ですので基本的には、企業側から電話を切るのを待ちましょう。ただ、学生から切るのを待つ企業の方が多いです。締めの「ありがとうございました。失礼いたします。」を言って少し間を取ってから、企業側が切らないようだったら臨機応変に自分から電話を静かに切るようにしましょう。
挨拶をしていれば、話し終わってすぐにぶちっと電話を切らない限り失礼ではありません。
電話の掛け方のマナー
電話は出るよりかける方が緊張しますよね。私も電話が大の苦手なのですごく分かります…。
とにかく電話は「慣れ」です！何度もやっていくうちに慣れます！
大事なのは、相手に話の内容をきちんと伝えることですので、気負い過ぎなくて大丈夫です。
電話を掛ける前に要件をまとめておく
電話が苦手な理由の一つには、「何を話していいか分からなくなる」ということがあるかと思います。私も苦手だったのでよく分かります…。
相手の声を聞いただけで緊張して話したいことが飛んでしまうこと良くありました。
電話が苦手な人は特に電話を掛ける前に、何を話すか要件を紙にまとめておくことを強くお勧めします！！
そうすることで気持ち的にも落ち着けて、自分が伝えるべき内容を1度の電話でしっかり伝えることができます。
私も新入社員時代は、電話が苦手過ぎて1字1句言うことをメモしてから電話していました。一番ダメな電話は、自分の言いたいことが伝わらないことですので苦手な人は、慣れるまでとにかく細かく事前にシナリオを考えておいた方がいいと思います！
不在の場合の対応を決めておく
採用担当はいつでも電話出れるわけではありません。
電話を掛けた時に不在の場合もありますので、担当者と繋がらなかったときの対応も事前に考えておきましょう！
基本的には、折り返しを待つのではなく再度自分からかけ直します。担当者がいつ戻ってくるのか聞いて、その時間にかけ直しますと伝えましょう。担当者が忙しく空いている時間がはっきりしない場合、企業側から折り返すと言われる場合もあります。
その場合は、無理にまたかけ直すと言わなくても大丈夫です。素直に折り返しをしてもらっても失礼ではありませんので、どういった要件で連絡をしたのかと名前、学校名、連絡先を伝えて切りましょう。
勤務時間外、お昼休憩時は避ける
電話をする時間帯にも気を付けましょう。
当然ですが、勤務時間外や休日に連絡するのはNGです。
「忙しい時間帯は避けましょう」とよく就活サイトに書いてありますが
正直忙しい時間帯なんてその日によって違います笑
採用担当をしていた私からしたら、勤務時間内に連絡してくれれば何時でも気にしません。そこまで時間は気にせず、早朝や遅い時間、お昼休憩以外の時間に電話するようにしましょう。
自分から名乗り要件を簡潔に伝える
電話を掛けたら必ず自分から名乗り、どういった要件で連絡をしたのかを簡潔に伝えましょう。
「私、〇〇大学の〇〇（名前）と申します。（要件）で電話いたしました。〇〇さん（担当者名）はいらっしゃいますか。」
規模の小さい企業であれば、担当部ごとの電話がなく必ずしも人事の方が電話に出てくれるとは限りません。
必ず要件も合わせて伝えるようにしましょう。良くやってしまいがちなのか、「～（要件）で電話をしたのですがー…」と最後まで言い切らず、相手の反応に任せてしまうことです。
これはあまり印象が良くありませんので、相手に任せず自分ではっきりと要件を伝えましょう。
自分から電話を切る
電話の受け方でも話をした通り「電話は掛けた方から切る」のがビジネスマナーの基本です。
「失礼します」ですぐにぶつっと切ると印象が良くありませんので、
最後の挨拶をしてから一呼吸を置いてから静かに切るようにしましょう。
あまり長く時間をおいても気まずいので、ゆっくり1秒数えて切るくらいでいいと思います。
電話対応で良く使うフレーズ
電話の受け方、掛け方を理解したら、あとは電話対応で良く使うフレーズを覚えましょう！
①すみません⇒「恐れ入ります」「申し訳ございません」
②ちょっと待ってください⇒「少々おまちください」
③伝言を頼むとき⇒「お手数ですが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」
④名前を聞くとき⇒「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいですか」
⑤分かりました⇒「承知しました」「かしこまりました」
⑤電話を切るとき⇒「失礼いたします」
⑥声が聞こえなかったとき⇒「恐れ入ります、少々お声が遠いようですが」
「申し訳ございませんが、もう一度お願いできますか」
⑦どうですか⇒「いかがでしょうか？」
⑧その他！
・担当者⇒ご担当者
・ぼく、わたし⇒わたくし
・今日⇒本日
・あした⇒みょうにち
・きのう⇒さくじつ
・この前⇒先日
・あなたの会社⇒御社
・すぐ⇒早速、直ちに
・さっき⇒先ほど
・あとで⇒後ほど
・一応⇒念のため
・ちょっと⇒少々
・～なんですが⇒～ですが、～なのですが
・よろしかったでしょうか⇒よろしいでしょうか
・ご連絡させていただきました⇒連絡いたしました
ここに挙げさせていただいたものは、本当に良く使います。
普段から意識して、咄嗟の電話でも対応できるようにしましょう！
まとめ
今日は社会人の常識電話のマナーについて解説してきました。
バイトでも電話をしていて何となくマナーは理解しているつもりという人も多かったと思います！
改めて正しい電話のマナーを学び、就活に向けてはもちろん社会人の一歩目を踏み出しましょう！！
【今日のブログで押さえるべきポイント！】
◎選考中の企業の電話番号は必ず登録！
◎静かでメモが取れる場所で電話をする、重要な内容は復唱して間違いがないように！
◎必ず名乗って相手が聞き取りやすい声で話す
◎電話を掛けるときは、必ず業務時間内で事前に要件をまとめておいて簡潔に終わらせる
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一緒に内定獲得目指して頑張りましょう！
卒論にゼミ、サークル、授業、アルバイト等やることが多い就活生。一人で悩み続ける時間は本当に勿体ないです。
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