職種一覧(事務・管理・秘書系編)

このような人向けの記事です

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今回は、【職種一覧(事務・管理・秘書系編)】について解説していきます。

一緒に内定獲得目指して頑張りましょう(^O^)

こんにちは!就活活動アドバイザーのamiです!( @nina22391 ) 

職種とは

まず職種とは何かを考えていきます。
職種とは、業務内容によって分けた仕事の種類のことをいいます。
例えば、良く聞く「営業」「事務」「調理師」「販売」などといったものが職種にあたります。


一つ覚えておいて欲しいのは、たとえ同じ業界・同じ職種だとしても、会社によって仕事内容が異なるということです。職種は、あくまで企業が決めた仕事の内容の分類であり、絶対的な決まりではありません。同じ職種だとしても、部署内でより細かい役割分担があるため、同じ職種だからと全く同じ仕事をするというわけではありません。ですが、営業職ならお客様とコミュニケーションを取って売り上げを出すという仕事の根本は変わりません。
職種とは、業務内容や会社での役割のことを示すものだと理解しておけば大丈夫です。

事務・管理・秘書系の職種

全ての業種のあらゆる企業に共通しているのが、事務・管理系の職種。総務や人事、経理、財務、法務、受付など、主にオフィス内で、社内の他の全ての部署を縁の下で支える役割を担い、企業活動を円滑に行うための潤滑剤として機能している。

総務・人事・労務

総務の業務

社内の全スタッフをサポートする業務を行っています。備品管理や書類のファイリング、様々な行事の運営、設備管理、契約書作成、社内への各種伝達事項、来客の対応など、アシスタント的な業務を幅広く行います。
企業の組織形態によっては、人事・経理・庶務などの業務が「総務」として集約されているケースもある。

人事の業務

採用や人員配置、社員研修などの教育を通じて社員のサポートを行っています。

労務の業務

給与、社会保険、福利厚生、社員の勤怠管理、労働組合との連絡などを行っています。社会保険や給与計算など知識が必要な業務となるため、専門性の高い職種とえいます。

総務・人事・労務すべての職種に共通することが、社内の機密情報や、社員の個人情報を取り扱う業務が中心ですので、重要性を理解し責任が求められます。

 

また、社内外問わず人と接する機会の多い業務になりますので、コミュニケーション能力とビジネスマナーは必須です。また文書作成のほか、社外への発注業務など、基本的なパソコン操作スキルもあると良いでしょう。

それぞれ企業には必ず必要な部署であり、これらの職種を置かない企業はないと言ってよいでしょう。

経理・財務・会計

経理・財務・会計は、企業活動にとっての重要な「金銭」にかかわる仕事です。

経理の業務

会社のお金の流れを月・年単位で記録して事業の状況と結果を明確な数字で表すといった事を行っています。主に、伝票の起票や入出金管理、社内や株主、関係省庁に提出するための各種書類(決算書や申告書)を作成しています。


普段は社内の各部署と伝票のやりとりが中心となるが、将来的な経営計画・事業計画の資料となるデータの作成をしたり、大きな影響力を持っている。

財務の業務

決算書を元に企業の融資などの資金調達から資金運用、予算管理、事業価値評価などをおこないます。企業の生命線となる資金繰りのコントロールを行う重要な仕事です。金融機関との折衝や、株式増資・社債発行の手配など、経営戦略に沿った実務が任せられる。

会計の業務

毎日のお金の動き(入出金)の管理、物品の出入りの記録や計算、利益全般を行います。日々の売上や支払い、資金管理まで幅広く業務を行うため、お金に関する知識が必要です。

すべての職種においてベースはあくまで帳簿をきちんと管理し、財務諸表を作成するという地道な作業ですが、ダイナミックな金銭の動きにかかわる緊張感も味わえる職種だと言えます。 会社のお金を管理する立場にありますので、正確な処理や堅実な対応が求められます。特に決算時期などは業務量も多くなるため、業務の優先順位をつけて効率良く業務を行う能力も重要です。

法務・特許

法務・特許は、企業活動を行う上での法的要件にかかわる仕事

法務の業務

社内の各部署からの問い合わせや契約書に関しての相談、締結などのサポートや法律面での業務を担当し、顧問弁護士との連絡等を密に行っている。セクハラや労働女権など社員の権利に関する訴訟なども扱っている。企業のコンプライアンスが問われる今日、ニーズが高まっている職種でもあります。

特許の業務

出願から知的財産契約、ライセンス契約、国際特許出願まで、特許に関わるさまざまな事務補助を行っています。特許申請書類の作成や各種手続きが中心で、出願発送書類の手配、出願期限管理、明細書作成、申請書類作成など、高い専門性をもつ弁理士・特許技術者のサポートを行います。

法律や条例、業界規定などの専門的な知識・業務経験が求められます。大量の書類と格闘しなければならない仕事であるため、処理をする優先順位を決定する判断能力や関係する各部署との連絡を密にして円滑な意思疎通を行う、コミュニケーション能力も重要になってきます。

貿易事務

貿易事務の業務

輸出入業務が円滑に行えるようにサポートを行っています。商社、メーカー、国際物流などの輸出入に関わり、受発注から、通関業務や関税の申告、船便・航空便の手配、国内運送や保管(倉庫)の管理、売掛買掛金の回収、支払いなどを行っています。輸出、輸入で担当が分かれている場合がほとんどです。


海外とのやり取りが頻繁に行われ、取引先の相手国により使用する言語が異なりますが、英語による取引が多くみられます。

英会話は基本で相手先の言語においてビジネスレベルの語学力、貿易取引の流れの把握や用語の理解力、外国為替に関する知識が求められます。また為替の計算をはじめとして、数字の処理や書類への記入が多いため正確にこなす能力が必要になります。

物流・在庫管理

物流・在庫管理の業務

受発注・資材の調達から在庫管理・製品の配送などを行っている。単にモノを運ぶというだけではなく、発注業務におけるコストダウン化物流における効率化などの策を練って実行していかなければならない責任と、やりがいのある仕事でもある。

情報システムを使いこなす能力が必要で、体力があり自己管理能力がある人は物流業界にとって貴重な戦力になります。

秘書・受付

秘書の業務

担当する上司のスケジュール管理や出張手配、社内外との連絡・調整、電話応対、メール管理、文書や資料の作成・管理、会議の準備など、上司が仕事に専念できる環境を整えるためさまざまなサポート業務を行います。

受付の業務

来客応対をはじめ、電話取次、応接室・会議室の管理、湯茶接待、企業によって商品説明・書類作成・データ入力などを行う。来訪者が最初に立ち寄る場所であり、「会社の顔」として見られるため、企業の第一印象を決める重要なポジションです。

秘書・受付ともに、事務処理能力だけでなく、ビジネスマナーや気配り、好印象を与える笑顔やホスピタリティ、トラブルを冷静に対処できる能力が求められます。また仕事の幅が広いため、理解力と責任感がないと務まりません。

一般事務・営業事務

一般事務の業務

社内のさまざまな部署で求められる事務作業全般のことをいい、上司や社内の人たちとのコミュニケーションが中心になります。具体的には、部署内のサポート業務を中心にファイリングから来客応対、WordやExcelを使用した資料作成やデータ入力、さらに庶務的な仕事まで幅広い業務を行います。

営業事務の業務

営業担当者をサポートする仕事が中心で、社内だけでなく社外の人たちとのコミュニケーションの機会が多くなりますので、ビジネスマナーや敬語の使いこなしなどのコミュニケーションスキルが求められます。業務内容的には一般事務とさほど差はありません。

未経験から始められることが多いですが、基本的なPC操作やオフィスで業務をおこなうため基本的なビジネスマナーは必要となります。

翻訳・通訳

翻訳の業務

言葉のニュアンスが正確に伝わるように訳出を行っています。手紙や契約書、仕様書など訳出する文章の種類は幅広く、分野もビジネス一般から医学、法律など専門分野まで多岐にわたります。日本語のスキルも求められ、最新の知識・用語を常に学習し、伝える力や表現力を磨いておくことが大切です。

通訳の業務

異なる母国語を話す人同士のコミュニケーションを仲立ちを行います。瞬時に判断して正しく訳すため、高い語学力だけでなく、各分野における高度な専門知識のほか、教養やマナーなども必要となります。

語学力はもちろん、コミュニケーション力や表現力が求められます。

まとめ

今回は『職種一覧(事務・管理・秘書系編)についてお話しました。
職種はなんとなくこれがいいというのが決まっている方が多いのではないでしょうか。
でも実際あなたが知らないだけでもっとたくさんの選択肢があり、もっと自分に合った職種があるかもしれません!

今日のブログで押さえるべきポイント!

◎職種とは、業務内容によって分けた仕事の種類の事

◎同じ業界・同じ職種だとしても会社によって仕事内容は異なる

◎同じ職種でも部署内でより細かい役割分担があるため、同じ職種だからと言って全く同じ仕事をするとは限らない

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一緒に内定獲得目指して頑張りましょう!

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