これだけ読めば完璧!説明会キャンセル方法!(例文あり)

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今回は、【これだけ読めば完璧!説明会キャンセル方法!(例文あり)】について解説していきます。

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体調不良になった、急用ができてしまった、他社との選考にかぶってしまった急に説明会に参加できなくなることありますよね。その時のキャンセルメールの正しい書き方について解説していきます。

【必ず押さえておきたいWEB説明会のマナー!】の記事では、『WEB説明会事前準備』について話をしているので、ぜひ読んでみてください!

いつまでキャンセルできる?

大前提として…

会社説明会に行かない場合は、必ずキャンセルが必要です。企業からの印象が悪くなるどうこうではなく、無断欠席は、社会人としてあってはならない行為です。参加するという意思表示をしたら、責任をもって、キャンセルまで行いましょう。

 

では、キャンセルはいつまでに行えは良いかというと、会社説明会を予約した際に、「キャンセルは●日まで」と記載されていると思いますので、そちらを必ず確認し、キャンセルの場合は、その期日までに行いましょう。

 

特に記載がない場合ですが、会社説明会のキャンセルは、当日でも可能です。ですが、あまりに開始時間ギリギリにキャンセルをするのは、採用担当にも迷惑が掛かりますので、やめましょう。採用担当は、前日に一度予約人数の確認をして、資料の準備や会場手配、設営を行っています。

 

当日キャンセルもできますが、参加ができなくなった時点で、速やかに連絡をするようにしましょう!私も採用担当していたので分かりますが、人数が多ければプロジェクターは必須で、広い会議室を使用したり、極端ですが1名だけの場合は、パソコンのみで、狭い会議室を使用するなど、人数によって開催形式を変更する場合があります!

 

また、もしかして交通機関の遅れで遅刻なのかもしれないと待つ場合もありませす。こういったこともありますので、連絡はとにかく早めに行いましょう。万が一、期限を過ぎてからキャンセルをしたい場合は、採用担当者へ電話で相談しましょう。

メールでいいの?電話しないとだめ?

キャンセルの連絡方法は、会社説明会の開催までの日数により変わります。

企業が指定する期日まで、もしくは前日までにキャンセルする場合…

予約した就活サイトからキャンセルの処理を行うか、メールでのキャンセルの旨を伝えましょう。採用担当の本音を言うと…他の業務もあるため、会社説明会の段階では、メールでわざわざキャンセルの連絡をしてこなくても大丈夫です。

 

もちろんしっかりしている丁寧な就活生だなと好印象です!ただ、一人ひとりにメールを返信する手間を考えると、期日まで、前日までのキャンセルであれば、就活サイトからのキャンセルで全く問題ありません。印象も悪くなりませんので安心してください。

当日にキャンセルする場合…

就活サイトからの無言キャンセルは極力避けましょう。当社はマイナビを使用していましたが、キャンセルしてから反映されるのに少し時間が掛かります。また採用担当も何度も就活サイトを見て、予約状況を確認する訳ではありません。

 

採用担当がサイトを見た時に予約となっていれば、もちろん来るものだと思い、準備をします。このようなトラブルもあり得ますので、当日キャンセルは、メールか電話で行いましょう!企業にもよりますが、私の感覚的には、会社説明会開催の3時間以上前にキャンセルの連絡ができる場合は、当日でもメールキャンセルで問題ないと思います。3時間を切っている、キャンセル期日が過ぎている、もしくは志望度の高い企業であれば、電話でキャンセルをしましょう!状況的に電話ができない場合は、その旨をメールで伝えれば印象は悪くなりませんので、安心してください!

キャンセルメールを送る際のポイントと例文

ビジネスメールにおいて、件名は大切です。【会社説明会キャンセルのご連絡】など一目でどのような用件なのか分かるようにしましょう!また、当たり前ですが、企業名の誤り、株式会社、有限会社等の省略、誤字脱字には十分気を付けましょう。あとは、内容は明確にだらだらと書かない、自分が誰なのかの署名を忘れずに!

 

上記の4つのポイントを押さえた、例文↓

件名:
【●月●日開催の会社説明会キャンセルのご連絡】
 
本文:
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様(採用ご担当者様)
 
大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
 
●月●日開催予定の会社説明会の予約をしておりますが、
諸事情によりキャンセルさせていただきたく、ご連絡をいたしました。
 
お忙しい中、お手数をお掛けして大変申し訳ございませんが、
ご了承のほど、何卒よろしくお願いいたします。
 
 
———————————————–
 
〇〇 〇〇(氏名)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯:xxx-xxxx-xxxx
メール:xxxxx@xxxxxx.co.jp
 
———————————————–

ぜひ参考にしてみてください。お詫びの気持ちや次回の会社説明会参加に意欲的であることを伝えることは大切ですが、そこまで重要視しているものではありませんので、とにかく明確に簡潔に、最低限のビジネスメールマナーを守ることを意識して作成しましょう!

電話でのキャンセル方法(会話例)

きっと電話が苦手な人が多いのではないでしょうか。私も今でこそ慣れましたが、就活生時代は電話大嫌いでした。()詳しい電話対応については、また別のブログで細かく説明させていただきます!今回は、会社説明会キャンセルの時のみ会話例について、ご紹介します。

 

会話例

 

お忙しいところ、恐れ入ります。

私、〇〇大学の〇〇と申します。
本日の〇〇時の会社説明会の件でご連絡いたしました。
新卒採用担当の〇〇様(新卒採用のご担当者様)はいらっしゃいますか?

~相手が出たら~
突然のご連絡失礼します。
私、〇〇大学の〇〇と申します。
本日の会社説明会に参加予定だったのですが、急用のため、参加することが難しくなりました。直前のご連絡で大変申し訳ございません。
別日程で説明会を開催されるようでしたら、ぜひ参加させていただきたいと思っております。お忙しい中、お手数おかけして申し訳ございませんでした。
失礼いたします。

 

会話の内容は上記の通りで問題ありません。自己紹介、用件、謝罪こちらの3点を確実に伝えるようにしましょう!

 

今回は、会社説明会のキャンセル方法について、細かくお話ししてきました!採用担当からしたら、活用してほしくない内容となっております。笑 キャンセル自体は悪い事ではないので、マナーを守って、連絡は必ず行いましょう!

まとめ

今回は『これだけ読めば完璧!説明会キャンセル方法!』について、お話しました。

なんで、説明会って予約した時はやる気なのに、当日迎えると行きたくなくなるんだろうね笑 私も当日キャンセルの常連だったなあ…採用担当を経験してやっと、キャンセルの悲しみが分かる…笑

 

【今日のブログで押さえるべきポイント!】
 ◎説明会と言えども社会人として無断欠席は絶対にダメ!
 ◎キャンセルは、企業が設定したキャンセル日までに行うのが望ましい。
 ◎キャンセルは当日でも可能だが、決定した時点でできるだけ早く採用担当に伝える。
 ◎当日にキャンセルする場合には、メールか電話をする
 ◎キャンセルメールを送るときのポイントは…
  →件名は分かりやすく
  →企業名は省略しない
  →内容は明確・簡潔
  →自分の署名を入れる

 

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